INFORMATIONEN ZUR DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN DER FACHMESSE RESEARCH & RESULTS

1. Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Firma:
Reitmeier Input Management Services GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Hans Reitmeier, Heinrich Fischer und Martin Sippel
Haldenbergstraße 28
D-80997 München
Telefon: +49 (0)89/149 02 79-0
Telefax: +49 (89)/149 02 79-29
E-Mail: info@research-results.de

Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
Datenschutzbeauftragter
Reitmeier Input Management Services GmbH
Haldenbergerstrasse 28
D-80997 München
Deutschland
Telefon: +49 (0)89/149 02 79-0
Telefax: +49 (89)/149 02 79-29
E-Mail: datenschutzbeauftragter@research-results.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten, Art und Zweck der Datenverarbeitung, Verwendung der Daten

Datenverarbeitung zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Fachmesse und Weitergabe an Aussteller
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Organisation und Durchführung der Fachmesse Research & Results erforderlich ist. Hierbei handelt es sich insbesondere um Ihren Namen und die Adressdaten, um sicherstellen zu können, dass nur registrierte Teilnehmer Einlass finden und, dass es sich auch tatsächlich um Fachbesucher handelt. Zu diesem Zwecke erhalten Sie einen Besucherausweis (Badge) am Einlass mit einem Barcode, der Ihre Teilnehmerdaten (ggf. Titel, Vorname, Nachname, Firma) enthält. Ihr Badge wird jeweils beim Eintritt in die Messehallen gescannt.
Ihre E-Mail-Adresse nutzen wir, um die Anmeldebestätigung zu versenden und, um Sie im Vorfeld über die Messe (Termine, Örtlichkeit, Anfahrt, Programm etc.) zu informieren bzw. im Nachgang auf weitere Termine und die folgenden Messeveranstaltungen hinzuweisen.
Die Listen aller Teilnehmer der Fachmesse werden von uns an alle Aussteller der Messe weitergegeben. Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse erfolgt hierbei ausdrücklich nicht. Diese verarbeiten die Daten zu eigenen Zwecken weiter, insbesondere zum Zwecke der Statistik, der Marktforschung, aber auch der Werbung und des Marketing.

Datenverarbeitung zu Zwecken der Statistik und Marktforschung durch den Verantwortlichen
Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Statistik und der Marktforschung für eigene Zwecke. Durch die Auswertung dieser Daten wollen wir Erkenntnisse gewinnen, die uns helfen die Fachmesse auch weiterhin zu verbessern, die Organisation auf Ihre Wünsche und Anforderungen anzupassen und das Rahmenprogramm interessant und relevant für die Besucher zu halten.

Datenverarbeitung zu Zwecken der Werbung und des Marketing durch den Verantwortlichen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zu eigenen Werbe- und Marketingzwecken. Dies bezieht sich insbesondere auf die Speicherung und Nutzung Ihrer Daten im Hinblick auf künftige Messetermine der Fachmesse Research & Results und auf die werbliche Ansprache hinsichtlich unserer gleichnamigen Fachzeitschrift. Da wir durch statistische Erhebungen wissen, dass viele Teilnehmer die Fachmesse nicht jährlich, sondern überwiegend alle drei Jahre besuchen, verarbeiten wir Ihre Daten zu diesen Zwecken jeweils drei Jahre lang nach Abschluss der letzten Research & Results Messe, zu der Sie sich angemeldet haben.

Weitere Datenverarbeitungen im Messeverlauf und Weitergabe an Aussteller
Im Verlauf der Fachmesse kommt es darüber hinaus zu verschiedenen weiteren Datenverarbeitungen, die alle im Zusammenhang mit der Teilnahme und Ihren konkreten Interessen stehen. Wenn Sie bspw. an einem Workshop innerhalb der Fachmesse teilnehmen, so wird Ihr Badge am Eingang zum Workshop gescannt. Die Listen mit den Workshop-Teilnehmern werden sodann an den Aussteller, der den jeweiligen Workshop veranstaltet/durchführt weitergegeben. Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse erfolgt hierbei ausdrücklich nicht. Der Aussteller wiederum verarbeitet die Teilnehmerdaten zu eigenen Zwecken, die in erster Linie Werbung, Marketing, aber auch Statistik und Marktforschung betreffen.

Datenverarbeitung durch Networking mit anderen Teilnehmern und mit Ausstellern
Im Rahmen der Fachmesse kommt es gewöhnlich zum Austausch von Visitenkarten und sonstigen Kontaktinformationen unter den Messebesuchern und Ausstellern. Dieser Kontaktaustausch ist ausdrücklich gewünscht, führt aber nicht zu einer Datenverarbeitung durch uns.

Datenverarbeitung durch Bild- und Videoaufnahmen
Während der Fachmesse werden durch uns oder ggf. durch Dritte Fotografien oder Videos zu Zwecken des Marketings und der Werbung angefertigt. Diese Fotografien und Videos nutzen wir auf unserer Webseite www.research-results.de bzw. www.research-results.com, auf unseren Social Media Accounts oder in Broschüren, Flyern oder sonstigen Werbemitteln, die unmittelbar oder mittelbar auf die Fachmesse Research & Results hinweisen bzw. diese bewerben. Diese Fotografien bezwecken in keinem Fall die identifizierbare fokussierte Darstellung einer einzelnen Person, sondern stets die Ermöglichung von Eindrücken der Messe insgesamt. Sollten Sie dennoch auf einer dieser Fotografien identifizierbar sein, so können Sie sich jederzeit mit dem Wunsch, dass dieses Foto (so) nicht (weiter) genutzt werden soll, an uns wenden. Hierzu genügt eine E-Mail an info@research-results.de

Datenverarbeitung zum Zwecke der Presseakkreditierung
Pressevertreter können sich für die Messeteilnahme akkreditieren. Hierbei erheben wir die für die Prüfung und Durchführung der Akkreditierung erforderlichen Daten des Pressevertreters. Hierbei sind insbesondere die Art des Presseunternehmens, die Firma, der vollständige Name, die (geschäftliche) Postadresse, sowie die (geschäftliche) E-Mail-Adresse als Pflichtfelder ausgestaltet, da wir nur so in der Lage sind die Berechtigung zu einer Akkreditierung prüfen zu können. Die Pressevertreter erhalten nach Prüfung ihre Akkreditierung. Diese berechtigt zur Anfertigung von Foto- und/oder Filmaufnahmen auf dem Messegelände. Die Pressevertreter haben dabei ihrerseits die datenschutzrechlichen Belange der Messebesucher und Aussteller zu beachten und haften dafür, dass sie sich an die rechtlichen Anforderungen halten, vor und nach der Messe. Akkreditierte Pressevertreter erhalten vor und nach der Messe Presseinformationen von uns übermittelt und – auf ausdrückliche Anfrage – auch Messefotos zur Nutzung im Rahmen der Presseberichterstattung. Auch hierfür ist die Verarbeitung der Daten der Pressevertretern erforderlich.

Art und Weise der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden automatisiert in unseren IT-Systemen erhoben und verarbeitet, sowie in einer Datenbank gespeichert, verarbeitet und verwaltet (CRM-Software). Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung, Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt. Die Maßnahmen zum Schutz der Daten werden dabei regelmäßig evaluiert und dem Stand der Technik angepasst.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO)
Die Datenverarbeitung erfolgt nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO zur Erfüllung des durch den zwischen Ihnen und uns geschlossenen Teilnahmevertrag an der Fachmesse. Gegenstand des Teilnahmevertrages ist dabei insbesondere auch die Datenverarbeitung und die Datenweitergabe an die Aussteller im Gegenzug gegen die kostenfreie Möglichkeit der Teilnahme an der Fachmesse.
Im Falle akkreditierter Pressevertreter wird durch Antrag und Annahme der Akkreditierung eine Vereinbarung geschlossen, die als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung hinsichtlich der akkreditieren Pressevertreter ebenso nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO herangezogen wird.

Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
Wenn und soweit die Datenverarbeitung nicht zum Zwecke der Vertragserfüllung erfolgt, so erfolgt sie aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Das betrifft insbesondere, aber nicht ausschließlich die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Anfertigung und der Nutzung von Fotografien bzw. Videos im Rahmen der Fachmesse. Unser berechtigtes Interesse besteht konkret darin, dass die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten die Durchführung und Organisation der Fachmesse Research & Results unterstützt und fördert und teilweise das Weiterbestehen der Messe erst ermöglicht.
Dabei gehen wir in der Abwägung auch davon aus, dass die Teilnehmer der Messe durch unsere transparente Informationspolitik genau wissen, dass die Fachmesse ohne die Bereitschaft zur Ermöglichung der Datenverarbeitung und Datenweitergabe an die Aussteller nicht weiter bestehen könnte oder aber unangemessen hohe Teilnahmegebühren verlangt werden müssten, die wiederum den überwiegenden Teil der Interessenten davon abhalten würde die Messe weiter zu besuchen. Die Datenverarbeitung erfolgt also nicht nur im Interesse des Verantwortlichen, sondern vielmehr mindestens in gleichem Maße auch im Interesse des einzelnen Teilnehmers und damit wiederum auch aller Teilnehmer der Fachmesse.

4. Speicherdauer

Bei Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung
Soweit wir die Daten zur Vertragserfüllung verarbeiten, speichern wir diese mindestens so lange, bis die jeweilige Fachmesse beendet ist und keine Ansprüche uns gegenüber mehr geltend gemacht werden können, die mit der Teilnahme bzw. Durchführung der Messe in Zusammenhang stehen. Da wir durch statistische Erhebungen wissen, dass viele Teilnehmer die Fachmesse nicht jährlich, sondern überwiegend alle drei Jahre besuchen, verarbeiten wir Ihre Daten zu diesen Zwecken jeweils mindestens drei Jahre lang nach Abschluss der letzten Research & Results Messe, zu der Sie sich angemeldet haben.
Auch nach Ablauf dieser Frist kann es sein, dass wir die bis dahin auf Basis der Vertragserfüllung gespeicherten Daten nunmehr auf Basis eines berechtigten Interesses im Wege einer Zweckänderung weiterverarbeiten. Die Voraussetzungen des Artikel 6 Abs. 4 DSGVO werden von uns dabei beachtet.
Die Daten der akkreditierten Pressevertreter speichern wir bis zur nächsten Messe, um diese wiederum über den neuen Messetermin informieren und zur Anmeldung der Akkreditierung einladen zu können.

Bei Datenverarbeitung wegen berechtigter Interessen
Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den Hinweis in Ziffer 7. dieser Informationen) und wir im Übrigen keine sonstige Berechtigung haben die Datenverarbeitung fortzuführen, was trotz eines solchen Widerspruchs möglich sein kann.

Hinweis auf Aufbewahrungs- und Speicherpflichten
Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich bestimmter Daten zu einer längeren Speicherung verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Fristen.
Daneben kann es weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Datenverarbeitung und Datenspeicherung geben, wie beispielsweise im Falle von kommunalen, staatlichen oder sonstigen Förderprogrammen, die bestimmte Datenverarbeitungen, beispielsweise zu Nachweiszwecken, verpflichtend vorsehen. Auch hier sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO zur weiteren Datenverarbeitung berechtigt.

5. Weitergabe von Daten

Die personenbezogenen Daten der Besucher unserer Fachmesse Research & Results geben wir an die jeweiligen Aussteller der Messe weiter. Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse erfolgt hierbei ausdrücklich nicht. Die Aussteller können Sie dem Ausstellerverzeichnis der Messe im Einzelnen entnehmen. Dort sind auch die jeweiligen Kontaktdaten zu ersehen. Der aktuelle Stand der Ausstellerliste kann auch jederzeit hier eingesehen werden: https://www.research-results.de/messe/ausstellerliste/index.html Weiterhin werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung und Organisation der Messe an folgende Dienstleister und Kooperationspartner weitergegeben. Unter der Nennung des Unternehmens finden Sie den Grund bzw. die jeweiligen Zwecke der Datenverarbeitung:

  • convey Information Systems GmbH, Leonrodstraße 68, 80636 München: Lieferung von Werbeverteilerlisten für E-Mail und postalisches Mailing, Datenerhebung bei Registrierung über IT-Systeme der Firma convey, Produktion von Besucher- bzw. Austellerausweisen, Scannen von Besuchern bei Hallen- und Workshop-Besuch, Produktion von Besucherlisten zur Weitergabe an Aussteller
  • Mafokonzept, Wittelsbacherstraße 5, 82319 Starnberg: Handhabung von Firmen- und Workshop-Profilen, Erstellung/Versand der Besucherlisten für Aussteller, Standpersonal, Abfragen Ausstellerausweise, E-Mailkorrespondenz mit Ausstellern
  • ProFairs, Waldblumenstraße 48, 75334 Straubenhardt: Betreiber einer Messesoftware, in der die Aussteller Ihre Firmenprofile eingeben. Über eine Schnittstelle werden diese Informationen auf unserer Website automatisch veröffentlicht. Diese Daten erscheinen dann auch im Messekatalog.
  • Mailingwork GmbH, Schönherrstraße 8, 09113 Chemnitz: Zurverfügungstellung eines Systems zum Versand von E-Mails bzw. Newslettern, Verwaltung der Empfängerlisten
  • Brain Pirates GmbH, Bruggspergerstraße 27, 81545 München: Handhabung von Newsletterverteiler/Emailwerbung, Zugang zu Social Media Accounts, Zugang zu unserer Website bzw. Pflege unserer Website (CMS)
  • Agentur zur schönen Gärtnerin, Kidlerstraße 10, 81379 München: Web-Agentur mit Zugang zur Website auf Programmierebene und damit auch auf Registrierungsdaten von Messebesuchern
  • trinity networks Mühl GbR, Eversbuschstraße 100, 80999 München: IT-Dienstleister, Wartung sämtlicher Programme und Server
Die weitergegebenen Daten dürfen von den Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@research-results.de

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@research-results.de

Stand: 20. August 2018
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